E-Mail-Archivierung (Berlin)
Heutzutage empfangen und versenden wir im Arbeitsalltag viele Mails, doch manchen ist nicht bewusst, dass diese rechtlich fast den gleichen Stellenwert einnehmen wie Briefe – und deshalb auch den gleichen Aufbewahrungsfristen unterliegen. In diesem Artikel möchten wir Sie über dieses wichtige Thema informieren.
Was versteht man unter E-Mail-Archivierung?
Bei der Archivierung von E-Mails geht es darum, wichtige Korrespondenzen (z.B. zwischen Ihnen und Ihren Kunden) an einem sicheren Ort abzulegen, wo sie für längere Zeit aufbewahrt und von autorisierten Personen eingesehen werden können.
Warum ist E-Mail-Archivierung so wichtig?
Für viele Arten der geschäftlichen Korrespondenz – auch in elektronischer Form – gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen, die eingehalten werden müssen. Außerdem ist die E-Mail-Archivierung auch in Ihrem Interesse, da sie die Mails bei eventuellen Streitigkeiten und vor Gericht als Beweis vorlegen können.
Welche Archivierungsmethoden gibt es?
Einerseits gibt es die Möglichkeit der Archivierung auf den einzelnen Rechnern der Mitarbeiter. Jedes E-Mail-Programm hat eine „Archivieren“ Funktion oder einen Ordner „Archiv“ in den nicht mehr benötigte E-Mails verschoben werden können. Dies ist zwar besser als gar keine Archivierung aber diese Methoden basieren alle darauf, dass die Nutzer die Archivierung korrekt konfiguriert haben und archivierte Inhalte nicht löscht. Zusätzlich können solche Archive nicht von zentraler Stelle durchsucht werden.
Eine weitaus bessere Art der Archivierung stellen Archivierungsserver dar. Dort werden E-Mails abgelegt, noch bevor sie im Postfach des Benutzers ankommen, wodurch eine permanente, zentrale und manipulationssichere Archivierung gewährleistet wird. Dieser kann entsprechend Ihren Anforderungen und den für Sie zutreffenden gesetzlichen Regelungen konfiguriert werden und bietet die Tools die Sie brauchen, um eine wichtige Mail in einem großen Archiv wiederzufinden.
Wir helfen Ihnen bei der Auswahl und Einrichtung eines Archivierungsservers
Sie überlegen also, ob Sie sich einen E-Mail-Archivierungsserver für Ihr Unternehmen anschaffen sollten? Wir helfen Ihnen gerne dabei, offene Fragen zu klären, Anforderungen an den Archivierungsserver zu formulieren und den für Sie richtigen Anbieter zu finden. Natürlich übernehmen wir auch gerne die technische Einrichtung für Sie. Kontaktieren Sie uns noch heute – wir sind gerne für Sie da.
Kontaktieren Sie uns gerne via E-Mail: kontakt@lorop.de oder telefonisch in unserem Büro in Berlin: 030 / 330 96 26 – 0
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