Digitales Hinweisgebersystem

Vertraulich & sicher!

Was ist ein Hinweisgebersystem?

Ein Hinweisgebersystem fungiert als zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiter, Geschäftspartner, Kunden und andere Stakeholder. Es ermöglicht, auf Fehlverhalten innerhalb eines Unternehmens hinzuweisen und trägt somit maßgeblich zur Aufrechterhaltung ethischer Standards und zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bei. Durch die Implementierung eines solchen Systems können Unternehmen aktiv auf Missstände reagieren, mögliche Schäden des Rufes vermeiden und ihre internen Prozesse kontinuierlich verbessern.

Für Unternehmen in Deutschland mit mehr als 50 Beschäftigten ist die Einrichtung eines Hinweisgebersystems eine gesetzliche Anforderung. Diese Anforderung ergibt sich aus dem Hinweisgeberschutzgesetz, welches die EU-Whistleblower-Richtlinie auf nationaler Ebene umsetzt. Das Gesetz schützt Personen, die Missstände melden, vor möglichen Repressalien und trägt somit zu einer offeneren und transparenteren Unternehmenskultur bei.

Formen von Hinweisgebersystemen

Es gibt verschiedene Arten von Hinweisgebersystemen, die jeweils ihre eigenen spezifischen Vor- und Nachteile aufweisen:

Briefkasten

Eine traditionelle Methode, die jedoch Datenschutz und Vertraulichkeit nicht gewährleistet und keinen Dialog zwischen Hinweisgeber und Bearbeiter ermöglicht.
E-Mail-Postfach

Einfach zu implementieren, aber es besteht das Risiko unzureichenden Datenschutzes und der Einmischung von IT-Administratoren.
Telefon

Bietet direkte Kommunikation, kann aber durch Sprachbarrieren und die Hemmschwelle, mit einer Person zu sprechen, eingeschränkt sein.
Ombudspersonen

Diese Methode bindet die Meldung an die Verfügbarkeit einer bestimmten Person und ist meist sehr kostspielig.
Digitales Hinweisgebersystem

Eine fortschrittliche Lösung, die durch den Einsatz moderner Technologien hohen Datenschutz und Vertraulichkeit gewährleistet.

Das digitale Hinweisgebersystem der LOROP GmbH erfüllt die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes und bietet im Vergleich zu traditionellen Methoden wie Briefkästen, E-Mail-Postfächern, Call-Centern und Ombudspersonen eine moderne, rechtskonforme Alternative. Diese fortschrittliche Lösung ist für Unternehmen, die auf Datenschutz, Effizienz und Benutzerfreundlichkeit höchsten Wert legen.

Vorteile des Hinweisgebersystems der LOROP

Anonymität

Garantierte Anonymität schützt Hinweisgeber entscheidend, fördert die Offenlegung von Missständen und stärkt das Vertrauen in Ihr Unternehmen.

Rechtskonform

Unsere strikte Einhaltung der DSGVO und des HinSchG sichert höchste Datenschutzstandards, um sowohl die Datensicherheit als auch die rechtliche Compliance zu garantieren.

Keine Installation nötig

Unser System ist sofort einsetzbar, überall und jederzeit – für eine effiziente und simple Handhabung.

Über 35 Sprachen

Mit mehr als 35 Sprachen bieten wir globale Reichweite und stellen sicher, dass jeder Hinweisgeber sich verstanden und sicher fühlt.

Intelligentes Fristenmanagement

Unser intelligentes Fristenmanagement garantiert eine zeitnahe Bearbeitung und steigert die Effizienz des Prozesses.

Erreichbarkeit

Unsere Software garantiert durchgehende Verfügbarkeit, sodass jederzeit und überall eine Meldung abgegeben werden kann.

Kunden, die uns bereits vertrauen

Unsere Leistungen als Anbieter einer Hinweisgeberlösung

Einrichtung

Unser Service umfasst die nahtlose und rechtskonforme Integration unserer Lösung unter Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben. Gerne passen wir das System auch an Ihre individuelle Corporate Identity an.

Fallbearbeitung

Unsere Experten übernehmen die effiziente Bearbeitung von Hinweisen, analysieren sie sorgfältig und leiten angemessene Maßnahmen ein, um Verstöße zu klären und Lösungen zu finden.

Betreuung

Wir bieten kontinuierliche Betreuung und Support für das Hinweisgebersystem, um die Funktionalität sicherzustellen und Sie bei Fragen oder Problemen zu unterstützen.

Ablauf der Hinweisbearbeitung

Beobachtung eines Vorfalls

Ein potenzieller Hinweisgeber im Unternehmen beobachtet einen Vorfall, den er als Rechtsverletzung einstuft.

Abgabe über das Hinweisgebersystem

Anschließend kann die Person ihre Beobachtungen anonym und vertraulich im Hinweisgebersystem melden. Hierbei ist der Datenschutz wichtig: Metadaten von hochgeladenen Zusatzinformationen werden gelöscht, um die Anonymität zu schützen.

Kommunikation mit den Zuständigen

Sobald ein Hinweis eingeht, wird der zuständige Mitarbeiter oder Ombudsmann automatisch informiert. Sind Bearbeiter und Hinweisgeber gleichzeitig im System, können sie in Echtzeit miteinander kommunizieren – der Hinweisgeber bleibt anonym, wichtige Rückfragen können geklärt werden.

Prüfung der Vorwürfe

Das Unternehmen untersucht den Vorfall und entscheidet über die Konsequenzen. Diese Entscheidungen können sowohl interne Maßnahmen als auch rechtliche Schritte umfassen, je nach Schwere und Art des Verstoßes.

Abschließende Bewertung

Zum Schluss wird geprüft, ob das Anliegen der Meldung erfolgreich geklärt werden konnte. Dieser Schritt ist entscheidend, um die Wirksamkeit des Hinweisgebersystems zu bewerten.

Die LOROP GmbH ist Ihr kompetenter Partner für effizienten Hinweisgeberschutz in Unternehmen. Mit unserem maßgeschneiderten Ansatz bieten wir nicht nur ein sicheres und anonymes System zur Meldung von Fehlverhalten, sondern unterstützen Sie auch umfassend im Bereich des Hinweisgeberschutzgesetzes. Unsere Experten gewährleisten, dass Ihre Organisation die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und gleichzeitig ein transparentes und vertrauensvolles Umfeld schafft.

Kontaktieren Sie uns telefonisch unter: 030 / 330 96 26 – 0

oder via E-Mail: kontakt@lorop.de

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